징계위원회 회부 시 소명서 작성, 왜 필요한가요?
직장에서 예상치 못하게 징계위원회에 회부되면 누구나 긴장되기 마련입니다. 특히 직장 내 성희롱이나 괴롭힘 사건에서 피신고자로 조사까지 받은 상황이라면 더욱 그렇죠.
하지만 이런 상황일수록 더 신중하게 판단하고, 본인에게 주어진 권리를 최대한 활용해 대응하는 것이 중요합니다. 그 중 하나가 바로 소명서 작성입니다.
✅징계위원회와 소명 기회
현행 근로기준법에서는 정당한 사유 없이 근로자를 징계 할 수 없다는 규정만 있을뿐(근로기준법 제23조) 징계 절차를 제한하고 있지 않습니다(해고에 대해서는 해고예고와 서면통지절차를 규정함). 따라서 대부분 기업에서 취업규칙, 인사 규정 등 사규에 징계위원회 개최, 소명 기회 등의 절차를 규정하고 있습니다.
만일 징계 절차 규정이 전무하다면 “징계과정에서 별도의 절차를 거치지 않았다 하더라도 (···) 징계처분이 당연무효가 되는 것은 아니지만(대법원 1992. 4. 14. 선고 91다4775 판결 참조)” , 징계 절차가 있음에도 이를 준수하지 않았다면 판례는 절차적 정의에 반하여 해당 징계를 무효라고 보고 있습니다(대법원 1991. 7. 9. 선고 90다8077 판결 참조). 따라서 사규에서 징계 절차 시 징계 대상자에게 소명의 기회를 부여하고 있다면 이는 반드시 주어져야 합니다.
✅소명서를 작성해야 하는 이유
1. 징계위원회에서 말할수 있는 시간은 제한적입니다.
위원회에서 직접 소명할 수 있는 시간은 대부분 짧습니다. 판례도 징계 혐의에 대해서 진술할 기회만을 부여하면 충분하고, 구체적으로 그 혐의 사실에 대해 빠짐없이 진술하도록 조치하여야 하는 것은 아니라고 보았으므로(대법원 2020. 6. 25. 선고 2016두56042 판결 참조), 위원회 위원들도 대부분 비위 행위에 대해 징계 대상자가 인정하는지를 주로 물어보기 때문에 충분히 본인의 입장을 설명하거나 세부 사항을 모두 전달하기 어렵습니다. 따라서 현장에서 말로만 대응하기보다는, 사전에 잘 정리된 소명서를 준비하는 것이 중요합니다.
2. 조사 과정에서 불합리했던 부분을 정리할 수 있습니다
징계 혐의에 대해 사전 조사하는 과정에서 ㅡ 특히 직장 내 성희롱이나 괴롭힘 사건일수록 ㅡ 억울하게 평가되었거나 오해가 발생한 부분이 있을 수 있습니다. 사실 확인 과정에서 누락되거나 잘못 전달된 정보들을 문서로, 체계적으로 정리하여 위원회에 전달함으로써 이러한 부분을 바로잡을 기회로 삼을 수 있습니다.
3. 전문가가 함께하고 있다는 사실을 보여줄 수 있습니다.
노무사의 조력을 받고 있다는 사실만으로도 회사는 더욱 신중한 판단을 하게 됩니다. 또한 전문가가 작성하거나 검토한 소명서는 신뢰도를 높여 회사가 양정을 결정할 때 참고하게 되는 중요한 근거가 됩니다. 전문 갖춘 노무사가 내용을 구체적으로 작성함으로써 상황을 객관적이고 합리적으로 정리하는 데 큰 도움이 됩니다.
4. 선제 대응 효과를 기대할 수 있습니다.
징계가 확정되고 노동위원회로 사건이 넘어가기 전에, 소명서를 통해 초기 단계에서 회사가 정확게 판단하도록 유도할 수 있습니다. 지방노동위원회에서 부당 징계 여부를 판단 받기까지 60일 이내의 시간이 소요됩니다. 잘 작성된 소명서는 앞서 설명한 것처럼 담당자와 위원회가 징계 수준을 신중하게 검토하게 만들어 불필요한 분쟁과 시간 낭비를 줄이는 선제 대응이 가능합니다.
✅소명서 작성, 실제 어떤 효과가 있나요?
제가 다수 사건을 담당하면서 경험한 바로는:
- 잘 정리된 소명서가 있으면, 징계위원회에서 징계 대상자의 입장을 보다 명확히 전달할 수 있고, 합리적인 결과를 이끌어낼 확률이 높습니다.
- 상당수의 케이스에서 회사 담당자가 예상한 징계 수준보다 낮춘 사례가 많았습니다.
“잘 정리된 소명서는 단순 변명이 아니라 나를 지키는 강력한 도구가 됩니다.”
✋🏻FAQ (자주 묻는 질문)
- 소명서는 언제까지 제출해야 하나요?
- 사규로 정해진 바가 있다면 그에 따라야 하고, 없더라도 판례는 “변명과 소명자료를 준비할 만한 상당한 기간을 두고 (징계위원회) 개최일시와 장소를 통보하여야 한다(대법원 1991. 7. 9. 선고 90다8077 판결 참조)”고 제시하고 있습니다. 대부분 징계위원회 개최 며칠 전 또는 1주 전 등의 기한 내에 제출하도록 규정하고 있습니다. 다만, 소명서를 신중하게 준비하려면, 통보를 받기 전에 취업규칙 등 사규를 미리 확인하고, 전문가와 상담하여 대응 방안을 충분히 논의하는 것이 바람직합니다.
- 징계위원회 전 고충심의위원회 또는 조사과정에서 소명서를 작성할 수 있을까요?
- 회사에 따라 징계위원회를 개최하기 전 (직장 내 괴롭힘 또는 성희롱의 경우)고충심의위원회를 두고 비위 사실이 성립하는지 판단하는 절차가 있는 경우도 있습니다. 사규로 의견 진술권이 보장되어 있는 경우에는 ‘진술서’ 등의 이름으로 제출할 수 있으며 이는 조사 과정에서도 마찬가지입니다.
- 징계위원회에 대리인과 함께 출석할 수 있을까요?
- 사규에 대리인과 동반 출석이 가능하다고 규정되어 있는 경우에 가능합니다. 다만, 규정되어 있지 않으면 회사에서 반드시 동석을 보장할 필요는 없어서 사전에 징계 담당자와 확인하시길 바랍니다.
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