1. 인사 문서 보존 기한 한눈에 보기
인사팀에서 처리해야 할 문서는 정말 많습니다. 채용부터 퇴사까지 Employee Life Cycle에 따라서 필요한 서류 종류도 다양하고, 보존 기한도 제각각이라 헷갈리기 쉬워요. ‘이건 몇 년 보관해야 하지?’ 하고 찾아보려니 생각보다 손이 많이 가셨죠?
그래서 HR 담당자분들이 가장 많이 궁금해하는 노동관계 법령상 서류 보존 기간을 한눈에 볼 수 있도록 정리했습니다. 아래 내용을 참고하시면 인사 문서 관리가 훨씬 수월해질 거예요!
⚠️주의사항
급여, 퇴직금과 같이 세법과 관계된 서류는 관련법에서 보관 기간을 다르게 규정할 수 있으므로 담당자와 따로 확인하는 것이 필요하며, 법적 보존의무 기간이 초과된 후에도 계속 보관하고자 하면(예: 경력증명서 발급 등) 개인정보 보호 동의서를 근로자로부터 받아야 할 것입니다.
아래의 행정해석을 참고하여 “언제라도 출력하여 사용이 가능하다면” 스캔본으로도 대신할 수 있을 것입니다. 다만, 유지 및 보수에 따른 위험은 사용자가 부담하므로 향후 관련 분쟁 발생 시 진위 여부를 가릴 필요가 있는 서류 등은 원본으로 보관하는 것이 필요할 수 있습니다(※ 전자문서법 제2조 제1호의 전자문서와 관련한 내용은 제외함).
[고용노동부 행정해석] 근기 68207-2666, 2002. 8. 8.
근로기준법 제42조의 입법취지는 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생시 사용자에게 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하도록 의무를 부여함으로써 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것으로 사료되는 바, 동법 제47조 및 동법 시행령 제22조의 규정에 의해 작성된 임금대장을 전자문서로 보존하고 필요 시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제42조 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨. 다만, 유지·보수에 따른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임.
2. HR Cheat Sheet: 인사 문서 유형별 보존 기한 정리
| 문서 종류 | 기간 | 근거 법령 | 위반 시 제재 |
|---|---|---|---|
| 근로계약서1 | 근로관계가 끝난 날로부터 3년 | 근로기준법 제42조 근로기준법 시행령 제22조 | 500만원 이하의 과태료(근로기준법 제116조 제2항 제2호) |
| 근로자명부 | 근로자 해고·퇴직·사망한 날로부터 3년 | ||
| 임금대장 | 마지막으로 써 놓은 날부터 3년 | ||
| 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 | 완결한 날로부터 3년 | ||
| 고용 · 해고 · 퇴직에 관한 서류 | 근로자 해고·퇴직한 날로부터 3년 | ||
| 승진이나 감급에 관한 서류 | 완결한 날로부터 3년 | ||
| 휴가에 관한 서류 | 완결한 날로부터 3년 | ||
| 근로시간 관련 근로자대표와 서면합의서2 | 서면 합의한 날로부터 3년 | ||
| 연소자 증명 서류 | 연소자가 만18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날) 로부터 3년 | ||
| 오프라인으로 받은 채용 서류(이력서, 포트폴리오 등) | 채용 여부 확정된 날 이후 14~180일 사이 기간 중 구인자가 채용서류 반환 청구가능 기간으로 정한 기간 동안 보관 필요.3 | 채용절차법 제11조 채용절차법 시행령 제3조 내지 제4조 | 300만원 이하 과태료(채용절차법 제17조 제3항 제1호) |
| 모집과 채용, 임금, 임금 외의 금품 등, 교육ㆍ배치 및 승진, 정년ㆍ퇴직 및 해고에 관한 서류 | 3년 | 남녀고용평등법 제33조 남녀고용평등법 시행령 제19조 | 300만원 이하 과태료(남녀고용평등법 제39조 제4항 제8호) |
| 직장 내 성희롱 예방 교육을 하였음을 확인할 수 있는 서류 | |||
| 직장 내 성희롱 행위자에 대한 징계 등 조치에 관한 서류 | |||
| 배우자 출산휴가의 청구 및 허용에 관한 서류 | |||
| 육아휴직의 신청 및 허용에 관한 서류 | |||
| 육아기 근로시간 단축의 신청 및 허용에 관한 서류(허용하지 아니한 경우 그 사유의 통보 및 협의 서류), 육아기 근로시간 단축 중 근로조건에 관한 서류 | |||
| 장애인 인식개선 교육 실시 관련 자료 | 3년 | 장애인고용법 제5조의2 제3항 | 300만원 이하 과태료(장애인고용법 제86조 제2항 제2호) |
| 사용사업관리대장 (파견근로자 이용 시 사용사업주 의무) | 근로자파견이 끝난 날부터 3년 | 파견법 제33조 파견법 시행규칙 제17조 제3항 | 300만원 이하 과태료(파견법 제46조 제5항 제4호) |
| 퇴직금 중간정산에 관한 증명 서류 | 퇴직한 후 5년이 되는 날 | 퇴직급여법 제8조 퇴직급여법 시행령 제3조 제2항 | ─ |
| 노사협의회 회의록 | 작성한 날부터 3년 | 근로자참여법 제19조 제2항 | ─ |
| 고충처리 대장 | 1년 (남녀고용평등법 제25조에 따른 고충일 경우 3년) | 근로자참여법 시행령 제9조 남녀고용평등법 시행령 제18조 제3항 | ─ |
| 안전보건관리책임자ㆍ안전관리자ㆍ보건관리자ㆍ안전보건관리담당자 및 산업보건의의 선임에 관한 서류 | 3년 | 산업안전보건법 제164조 산업안전보건법 시행규칙 제241조 제1항 내지 제2항 | 300만원 이하 과태료(산업안전보건법 제175조 제6항 제18호) |
| 산업안전보건위원회 회의록(산업안전보건법 제24조 제3항) (건설공사 한정: 안전 및 보건 협의체 회의록, 산업안전보건법 제75조 제4항) | 2년 | ||
| 안전조치 및 보건조치에 관한 사항으로 고용노동부령(안전보건규칙 제439조, 제468조, 제509조)으로 정하는 사항을 적은 서류 | 3년 | ||
| 산업재해의 발생 원인 등 기록(산업안전보건법 제57조제2항) | 3년 | ||
| 화학물질의 유해성ㆍ위험성 조사에 관한 서류(산업안전보건법 제108조제1항 본문 및 제109조제1항) | 3년 | ||
| 작업환경측정에 관한 서류(산업안전보건법 제125조) | 3년 (작업환경측정 결과를 기록한 서류는 5년, 다만, 고용노동부장관이 정하여 고시하는 물질4에 대한 기록이 포함된 서류는 30년) | ||
| (일반, 특수, 임시) 건강진단에 관한 서류(산업안전보건법 제129 내지 제131조) | 5년 (고용노동부 장관이 정하여 고시하는 물질5을 취급하는 자는 30년) | ||
| 우리사주조합 운영에 관한 서류 | 10년 | 근로복지기본법 제35조 제7항 | ─ |
- 선원의 경우 선원법 제153조에 따라 선박소유자는 선원명부, 선원근로계약서, 취업규칙, 임금대장 및 재해보상 등에 관한 서류를 작성한 날부터 3년간 보존하여야 한다(위반 시 500만원 이하 벌금, 선원법 제177조 제9호) ↩︎
- 「근로기준법 시행령」 제22조 제1항 제8호 참조 (탄력적, 선택적 근로시간제, 상시30명미만 연장근로, 휴일대체, 보상휴가제 등) ↩︎
- 오프라인으로 서류를 제출하였는데 구직자가 반환요청을 하지 않거나, 채용절차법 제11조 제1항 단서에 따라 구직자가 온라인으로 서류를 제출한 경우에는 언제까지 파기하여야 한다는 기간은 채용절차법에서 규정하고 있지 않음. 다만 ｢개인정보 보호법｣에서 ʻ개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기ʼ하도록 규정(제21조제1항)하고, 개인정보보호 가이드라인에서 지체 없이를 “5일 이내”로 안내하고 있는 점으로 볼 때, 채용 여부가 확정되면 확정된 채용대상자를 제외한 구직자의 채용서류는 지체 없이(5일 이내)에 파기하여야 할 것임 (고용노동부, 「채용절차의 공정화에 관한 법률업무 매뉴얼」, 2020.12. 112면). 위반 시 개인정보보호법 제75조 제2항 제4호에 따라 3천만원 이하 과태료 부과 가능성 존재. ↩︎
- 「작업환경측정 및 정도관리 등에 관한 고시」 제5조 참조 ↩︎
- 「근로자 건강진단 실시기준」 제2조 제3호 참조 ↩︎
work together:
상담 문의
이 글은 [노동법률사무소 희수]를 소개하는 목적으로 작성된 것이며 특정 사안에 대한 법률적 자문이나 해석을 위하여 제공되는 것이 아닙니다. 저희 웹사이트를 이용하시는 고객께서는 본 블로그 내용에 근거하여 어떠한 조치를 취하시기에 앞서 저희 전문가와 실질적인 노무 자문을 구하시기 바랍니다. 또한 해당 글에 링크로 삽입된 다른 웹사이트들은 이용자의 편의를 위하여 제공하는 것일 뿐이며 그 내용에 대해서 저희 노동법률사무소는 어떠한 책임을 지지 않습니다.
핑백: 근로계약서 작성부터 보관까지 A to Z - 노동법률사무소 희수