근로계약서 작성부터 보관까지 A to Z

“근로계약”이란 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대하여 임금을 지급하는 것을 목적으로 체결된 계약을 말합니다(근로기준법 제2조 제1항 제4호 참조). 근로계약서는 근로자 수와 상관없이 – 즉, 단 한명의 직원을 고용하더라도 – 작성하여야 하며 직원의 유형(정규직, 계약직 등)에 따라서 필수 기재 사항 달라집니다. 이번 글에서는 근로계약서 작성할 때 반드시 기재되어야 하는 내용부터 보관 기간까지 알아보겠습니다.

1. 근로계약서에 반드시 들어가야 하는 내용 ✍🏻

근로계약서에 필수로 기재되어야 하는 내용과 교부 사항에 대해서 근로기준법과 기간제법은 다르게 규정하고 있습니다.

(1) 서면이어야 하며, 전자문서 및 전자거래 기본법 제2조제1호에 따른 전자문서로도 가능합니다. 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 근로조건이 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 합니다.

(2) 근로기준법에서 명시해야 하는 휴일과 휴가는 각각 근로기준법 제55조(주휴일, 관공서공휴일)와 제60조(연차휴가)에 관한 것이지만, 기간제법은 여기에 한정되지 않기 때문에 약정 휴일이나 약정 휴가·근로자의 날도 포함됩니다.

(3) 기간제법에서는 근로조건 명시 사항에 대해서만 규정할 뿐 이를 교부 의무에 대해서는 별도로 정하고 있지 않습니다. 다만 고용노동부는 “기간제 및 단시간근로자의 근로조건 서면명시와 관련하여
– 「근로기준법」과 「기간제법」은 일반법과 특별법의 관계에 있다고 보기 어려우므로 두 법률이 모두 적용되고,
– 「근로기준법」 위반에 따른 형사처벌과 「기간제법」 위반에 따른 과태료 부과 처분은 그 성질이나 목적을 달리한다고 볼 수 있는 점,
– 「기간제법」 입법취지와 목적 등을 감안할 때 기간제 및 단시간 근로자 근로조건 보호를 강화하는 방향으로 해석되어야 한다는 점 등 종합적으로 판단할 때 두 법률이 모두 적용 가능할 것으로 사료된다(근로기준정책과-5099, 2017. 8. 18.).”고 해석함에 근로기준법 제17조를 적용하여 마찬가지로 교부해야 할 것으로 보입니다.

2. 근로계약서는 언제 작성해야 할까요?

근로기준법에서는 “근로계약을 체결할 때”라고 명시하고 있으며 구체적으로 작성 시기를 명확히 정하고 있 않습니다. 다만, 고용노동부의 ‘빠른 인터넷 상담’에서 관련한 답변 – “근로계약서의 작성시기를 노동관계법으로 규정하고 있지는 않지만, 근로계약은 적어도 근로를 하기 전(근로관계가 개시되기 전) 체결해야 하는 것이 바람직하며, 일반적으로는 채용이 확정되면 작성을 하는 것” -에 따르면 근로 개시 전, 적어도 최초 근로일 당일에는 작성해야 합니다.

3. 근로계약서 안쓰면 어떻게 되나요?

근로기준법 제17조 위반 시: 500만원 이하의 벌금
기간제법 제17조 위반 시: 500만원 이하의 과태료

4. 근로계약서는 언제까지 보관해야 하나요? 💾

근로기준법 제42조 및 같은 법 시행령 제22조에 따라 근로자와 근로계약이 끝난 날로부터 3년까지 보관해야 합니다.

(👀이 블로그의 다른 포스팅 참조: 인사 문서 보존 기한 총정리)

📚HR Tips:

근로계약서를 작성할 때 근로자와 사용자 양측의 서명 또는 날인이 있어야 합니다(근로기준정책과-4823, 2014.8.28).
실무적으로 근로계약서를 작성하였으나 교부했다는 근거가 없어 교부 여부에 대해 다툼이 발생할 수 있습니다. 따라서, 근로계약서에 교부하였음을 확인한다는 내용을 추가하여 근로자의 서명을 받거나 교부대장을 만들어 두어 서명을 받아두는 것이 좋습니다.

근로계약서는 향후 발생할 수 있는 분쟁을 예방하는 중요한 도구입니다. 특히 계약직 근로자의 경우 작성에 더욱 세심한 주의가 필요합니다. 우리 회사의 상황과 업종 특성을 제대로 반영하려면, 전문가인 노무사와 함께 맞춤형 근로계약서를 준비하는 것이 가장 안전한 방법입니다!

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